Vai al contenuto
Avevo l’entusiasmo, l’energia e tanta voglia di fare. E dopo 10 anni… non ce l’ho più. Scherzo, ce n’è ancora tanta.
Ma se potessi parlare con il me stesso di allora, ecco le 6 lezioni che gli darei per organizzare eventi non profit e per affrontare con qualche consapevolezza in più imprevisti vari ed eventuali. Il mondo associativo, poi, ne regala: il logo JPG non scontornato del peso di ben 9 KB, il nipote che suona la chitarra e il sempre verde “Ah, ma bisogna fare per forza la SIAE?”
Sai cosa vuoi raccontare?
L’evento è una storia dal vivo, proprio come le serie che guardiamo – ma in analogico. Devi sapere quale messaggio vuoi lasciare al pubblico e raccontarlo chiaramente. Chiediti sempre: “Dopo questo appuntamento, qualcuno tra il pubblico avrà un motivo per dire WOW?”
Anche per organizzare un evento, non si scappa dalle 5 W: When, Where, Why, Who, What.
L’improvvisazione si prepara
Può sembrare un controsenso, ma pensa alle prime guide in auto: dovevi pianificare ogni singola mossa (accendi il motore, guarda lo specchietto, schiaccia la frizione, metti la prima, ecc. ecc.) e oggi lo fai senza pensarci.
Improvvisare durante un evento può sembrare spontaneo, ma dietro a una buona improvvisazione ci sono sempre preparazione e organizzazione. Checklist, ruoli definiti, tempistiche precise e gestione del budget sono le fondamenta che rendono tutto fluido e naturale.
Fai il budget, pensa a cosa vuoi comunicare e hai già fatto il 50% del lavoro.
Un evento non fa una comunità
L’evento non è il traguardo, ma l’inizio di una relazione con le persone. Prevedi momenti di incontro e interazione: tavoli di discussione, pause rilassate, attività condivise.
Preparati ai soliti feedback di chi – anche se in buona fede – ti dice cosa poteva essere migliorato anziché complimentarsi per i risultati raggiunti. Così costruisci una vera comunità.
Il trucco non è evitare le critiche, ma saperci trovare dentro qualcosa che ti serve. — ChatGPT, 2025
Ogni dettaglio parla per te
Tutto comunica qualcosa, come la gallery delle vacanze che hai pubblicato su Instagram. Cura ogni dettaglio: musica, location, cibo e materiali visivi devono raccontare la tua storia e contribuire a costruire l’immagine del tuo ente.
Mi raccomando: quando un talk finisce, fai partire la musica per evitare il silenzio cringe.
Volontariə sì, ma anche professionista
Il volontariato è fantastico e prezioso, ma organizzare eventi è un mestiere vero e proprio. Non sottovalutare l’importanza di avere qualcuno che sappia gestire la complessità: permessi, logistica, sicurezza e creatività.
La prima volta che ti confronterai con un professionista ti sentirai incompetente: è vero. È per questo che l’hai chiamatə.
E ora che lo sai…
Ne sbaglierai ancora mille, ma almeno saranno sbagli fatti bene. E magari, col tempo, diventeranno le storie più belle da raccontare.